公司录用offer模板(正规公司offer格式)_熊猫微课耀云科技

公司录用offer模板(正规公司offer格式)

每年的毕业季后,各家用人单位也会迎来校招高峰。那么各家HR或人事岗位的工作人员涉及到大量新人的offer,或者年底评定职称后的聘书,各位HR、人事老师们会快速批量制作吗?

是不是很多小伙伴还在用复制粘贴的方式挨个更改人员信息?

其实不光是企业校招、职称评定,而且也包括高校高考录取通知书,需要一次性录用的人员也会很多。不管作为企业HR还是政府机关事业单位的政工干事、抑或高校招生老师,都需要给这些幸运儿发放offer、职称聘书、录取通知书等。如果挨个复制粘贴再替换人员信息,那未免也太低效了。

今天,山哥office办公侠就手把手教大家一下,利用word和excel批量制作录取通知书的方法。

一、准备工作

1.准备拟录取、录用人员名单

用一个EXCEL表格准备好拟录取人员的名单,可以没有序号,但必须包括通知书或offer、聘书上想展现的人员的基本信息要素,比如“姓名”、“学号”/身份证号/工号、“录取专业”或是“录用岗位、职务”/”职称”之类。为演示方便,我这里仅列出姓名、专业两个要素。如下图

HR、招生办必会:批量制作offer、聘书、通知书的5大步骤11个操作

2.准备好通知书、offer模板

用WORD起草一份录取通知书、或offer、职称聘书的模板。上述EXCEL人员信息表中的要素即word中待填入的人员信息要素可以空着或用**代替。如下图,圈红部分即上图excel表中需要依人填写的要素。准考证号和身份证号也需要依人而异,原理是一样的。这里为演示方便,只暂列姓名、专业两个要素。

HR、招生办必会:批量制作offer、聘书、通知书的5大步骤11个操作

二、邮件合并

1.在上述两个基础文件准备好之后。打开编辑有一份录取通知书模板的word。

依次在上方菜单栏,点击“邮件”-“开始邮件合并”-“普通Word文档”

如下图

HR、招生办必会:批量制作offer、聘书、通知书的5大步骤11个操作

在点击完成后屏幕会闪烁一下。

三、选择收件人

1.在“邮件”菜单下“开始邮件合并”选项卡中,点击”选择收件人“-”使用现有列表“。

HR、招生办必会:批量制作offer、聘书、通知书的5大步骤11个操作

2.然后在弹出的对话框中,依保存路径找到事先准备好的拟录取人员名单EXCEL表,点选它,点击“确定”。因为excel表一般默认会有3个工作表(sheet),我们根据实际情况选择其中工作表(sheet)。一般情况下,如果没有更改工作 表名称的话,都是sheet1,选中后点“确定”。如下图。

HR、招生办必会:批量制作offer、聘书、通知书的5大步骤11个操作

四、插入域

1.在word中选中要插入姓名的位置,然后在“邮件”-“编写和插入域”选项卡中,点击”插入合并域“,可以看到,里面已经自动带入了excel表中的列名称。即我们要插入的人员姓名、专业等信息要素。然后-选择”姓名“。如下图。

HR、招生办必会:批量制作offer、聘书、通知书的5大步骤11个操作

2.插入后,”同学“前面会自动变成《姓名》。同理,把”专业“也插入,”专业“前面也会出现《专业》。如果需要表现出工号、学号、身份证号等信息,都是一样的操作。

HR、招生办必会:批量制作offer、聘书、通知书的5大步骤11个操作

五、合并

1. 在所有待要插入的人员信息属性都插入完成后,在“邮件”菜单下,“完成”选项卡中,点击”完成并合并“-“编辑单个文档”。如下图

HR、招生办必会:批量制作offer、聘书、通知书的5大步骤11个操作

2.会弹出一个名为“合并到新文档”的对话框,无需更改默认选择,直接点”确定“。

HR、招生办必会:批量制作offer、聘书、通知书的5大步骤11个操作

3.这时,将会自动创建并激活一个名为”信函1“的word文档,说明操作完成。翻看一下这个文档,就会发现,里面的内容按人员已经分别创建了一份通知书,并对应包括了这个人的姓名、专业等信息。把这个文档保存后,批量制作通知书完成。

HR、招生办必会:批量制作offer、聘书、通知书的5大步骤11个操作

4.如果需要制发纸质聘书、通知书的话,我们可以在这个信函1的word中设置底色和边框,就可以去打印店打印了,以便邮寄或发放。

怎么样?如果有成百上千人的录取通知需要制作的话,这样是不是比制作好一个人的之后再复制粘贴要方便多了呢?

如果上面的文字说明还不够详细的话,下面我再用视频演示一下,批量制作通知书的过程。

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